Zapisnik

s posveta delovne skupine za nabavo (programska oprema COBISS3, V2.0)

V uvodu je mag. Marta Seljak povedala, da je namen posveta predstaviti drugo verzijo programske opreme COBISS3 (V2.0), in to na primeru segmenta za nabavo. Bistveno razliko med prvo in drugo verzijo programske opreme (V1.0 in V2.0) predstavlja nov uporabni�ki vmesnik, segment za nabavo pa je prvi segment, pripravljen v tem okolju.

Osnova za implementacijo nabave je bil dokument "Pridobivanje knji�ni�nega gradiva: Analiza stanja (delovno gradivo, potrjeno na posvetu 20. 4. 1998)". Mag. Seljakova je poudarila, da je trenutno implementirana verzija delovna verzija programske opreme. Predvidevamo, da bi bilo mo�no beta verzijo segmenta za nabavo predati uporabnikom v testiranje marca 2000, pred tem pa nameravamo optimirati �e vsebinsko izvedbo postopkov in posamezne tehni�ne re�itve.

Za posvet je bilo pripravljeno delovno gradivo, v katerem je na kratko opisana vsebina predstavitve, navedena pa so tudi klju�na vpra�anja in dileme, o katerih bi se bilo pred nadaljevanjem dela treba �e dogovoriti. Mag. Seljakova je udele�ence prosila, naj pri re�evanju odprtih vpra�anj aktivno sodelujejo.

Tanja Tur�ek je nato predstavila osnovne zna�ilnosti novega uporabni�kega vmesnika in predstavila postopke nabave. Ob tem je stekla razprava o vsebinskih vpra�anjih in dilemah, �lani delovne skupine pa so predlagali izbolj�ave nekaterih tehni�nih re�itev.

V nadaljevanju so navedena vpra�anja in predpostavke, ki so bile upo�tevane pri implementaciji delovne verzije, odgovori �lanov delovne skupine ter sprejeti sklepi. Naveden je tudi dogovor o na�inu povezave segmenta COBISS3/Nabava z obstoje�im sistemom COBISS in druge pripombe �lanov delovne skupine.

Vsebinska vpra�anja iz referen�nega dokumenta

1. Ali bi bilo treba dopolniti �ifrant za na�in nabave v podpolju 996/7v z na�inoma nabave "subvencija" in "�lanstvo"?

   Vsi �lani delovne skupine: Da.

   Sklep: Dopolniti je treba format COMARC/H - �ifrant za na�in nabave v podpolju 99Xv, in to z vrednostma "subvencija" in "�lanstvo".

2. Ali naj bi bilo naro�eno gradivo v OPAC-u prikazano ali ne (996q - status ima vrednost 1 - naro�eno)?

   Vsi �lani delovne skupine: Da.
   CTK: �elijo tudi vklju�itev mo�nosti, da knji�nica sama izbere, ali prikaz statusa q = naro�eno v OPAC-u �eli ali ne.

   Sklep: V OPAC-u je treba omogo�iti prikaz naro�enega gradiva, ki ima v polju 996q - status 1, �e to knji�nica �eli.

3. Ali bi bilo treba �e pri predlogu omogo�iti dolo�itev financerja in sklada?

   Vsi �lani delovne skupine: Ne.

   Sklep: Pri vnosu predlogov naro�il podatkov o financerju in skladu ne vpisujemo.

4. Ali so pri spreminjanju statusa predloga kak�ne omejitve?

   Vsi �lani delovne skupine: Ne.

   Sklep: Predlog s katerim koli statusom lahko kadar koli dobi status "odobren", "zavrnjen" ali "za�asno nerealiziran".

5. Ali bi bilo treba implementirati prenos podatkov iz: a) �ifranta za element o - oznaka fizi�ne oblike v podpolju 99Xg ali b) iz lokalnega �ifranta v segmentu COBISS3/Nabava?

   Vsi �lani delovne skupine: Strinjajo se z razli�ico a.

   Sklep: Pri podatku o fizi�ni obliki je treba vklju�iti prenos podatkov iz �ifranta za element o - oznaka fizi�ne oblike iz podpolja 99Xg. Med podatke o postavki je treba dodati �e polje za prosti vnos pojasnila o fizi�ni obliki.

6. Ali so podatki o cenah, davkih in popustih vodeni pri prevzemu gradiva, kar segment COBISS3/Nabava sedaj omogo�a? Ali pa so evidentirani �ele pri prejemu in evidentiranju ra�una?

   Vsi �lani delovne skupine: Podatki so znani �e pri prevzemu gradiva.

   Sklep: Program naj �e najprej omogo�a, da lahko podatke o cenah, davkih in popustih vnesemo �e pri prevzemu gradiva.

7. Ali bodo na pripravljene, vendar �e ne izstavljene dokumente reklamacij in tudi na pripravljen dokument preklica dodane nove postavke ali bodo kreirani novi dokumenti?

   Vsi �lani delovne skupine: Dovoliti obe mo�nosti.

   Sklep: Postavke naj bi bilo mogo�e dodajati na �e pripravljene dokumente reklamacij in preklicev ali pa jih uvrstiti na nov dokument.

8. Ali bo prevzem obveznih izvodov evidentiran v segmentu COBISS3/Nabava ali v segmentu COBISS/Katalogizacija?

   NUK: Prevzem obveznih izvodov bodo evidentirali v segmentu COBISS3/Nabava. O postopku reklamiranja obveznih izvodov bodo �e premislili in pripravili predlog.

   Sklep: Prevzem obveznih izvodov bo evidentiran v segmentu COBISS3/Nabava. NUK pripravi predlog postopka reklamiranja obveznih izvodov.

9. Ali bo prevzem darovanega gradiva evidentiran v segmentu COBISS3/Nabava ali v segmentu COBISS/Katalogizacija?

   Vsi �lani delovne skupine: V segmentu za nabavo.

   Sklep: Prevzem darovanega gradiva bo evidentiran v segmentu COBISS3/Nabava. V lokalno bazo podatkov se vpi�ejo le postavke, ki imajo dolo�en COBISS-ID.

10. Ali je treba implementirati zameno, kjer gre za ponudbo in po�iljanje lastnega gradiva za zameno?

    Vsi �lani delovne skupine: Da.

    Sklep: V segmentu za nabavo je treba implementirati tudi postopek zamene, kjer gre za po�iljanje lastnega gradiva za zameno. Po�ilja se le neinventarizirano gradivo, ki se posebej v ta namen naro�a za znanega prejemnika, ta pa ni nujno knji�nica.

11. Ali bo prevzem drugih vrst gradiva evidentiran v segmentu COBISS3/Nabava ali v segmentu COBISS/Katalogizacija?

    Vsi �lani delovne skupine: V segmentu za nabavo.

    Sklep: Prevzem drugih vrst gradiva (stara zaloga, lastna izdaja, kotizacija, subvencija) bo evidentiran v segmentu COBISS3/Nabava.

12. Katera dovoljenja ali privilegije dolo�iti za delo v segmentu za nabavo?
    
    Vsi �lani delovne skupine: Potreben je dogovor v posameznih knji�nicah.
    
    Sklep: Knji�nice po�ljejo seznam dovoljenj ali privilegijev, ki jih bodo uporabljale pri delu v segmentu za nabavo.

Dogovori glede predlaganih predpostavk (pogojev) iz referen�nega dokumenta

1. Predlagatelj mora biti vpisan v bazo podatkov o �lanih.

   Vsi �lani delovne skupine: Da.

   Sklep: Pri vnosu postavke je vklju�ena kontrola, da mora biti predlagatelj �e vpisan v bazo podatkov o �lanih.

2. Pri predlogih ne vodimo koli�ine.

   Vsi �lani delovne skupine: Vodijo koli�ino in ceno.

   Sklep: Pri vpisu predloga je treba omogo�iti vnos koli�in in cen, kar bi omogo�alo ovrednotenje predvidene nabave.

3. Pri postavki naro�ila lahko dolo�imo enega financerja in en sklad, vendar lahko knji�nica oblikuje sklad, v katerega prispeva denarna sredstva ve� financerjev.

   Vsi �lani delovne skupine: Pri postavki lahko dolo�ijo ve� financerjev.

   Sklep: Omogo�iti, da bo lahko dolo�ena postavka pla�ana iz ve� skladov.

4. Evidentirajo se samo tiste postavke ogledne dobavnice, ki jih bomo naro�ili in bodo uvr��ene na naro�ilo.

   Vsi �lani delovne skupine: Da.

   Sklep: Pri nabavi bodo evidentirane samo tiste postavke z ogledne dobavnice, ki bodo uvr��ene na naro�ilo.

5. Prevzem dodatno naro�enih izvodov gradiva je treba evidentirati na isti prevzem - dobavnico, na kateri smo evidentirali prevzem prvega oglednega izvoda, in to zato, ker je mo�no na osnovi enega prevzema - dobavnice evidentirati eno pla�ilo - ra�un.

   Vsi �lani delovne skupine: Ne.

   Sklep: Prevzema dodatno naro�enih izvodov gradiva ni treba evidentirati na isti prevzem - dobavnico, na kateri smo evidentirali prevzem prvega oglednega izvoda.

6. Na osnovi enega prevzema - dobavnice je mo�no evidentirati eno pla�ilo - ra�un in obratno.
   
   Vsi �lani delovne skupine: Ne.
   
   Sklep: Omogo�iti je treba, da so na enem ra�unu postavke z ve� dobavnic.

Na�in povezave segmenta COBISS3/Nabava, V1.0, z obstoje�im sistemom COBISS

Bibliografski podatki o gradivu se iz bibliografske lokalne baze podatkov lahko prenesejo pri oblikovanju predloga za nabavo ali postavko naro�ila, obvezno pa pred evidentiranjem prejema gradiva, �e ni namenjeno zameni. Pri izstavitvi naro�ila se podatki o naro�ilu prenesejo v lokalno bazo podatkov. Ob eventualnem preklicu naro�ila pa se podatki v lokalni bazi podatkov ustrezno spremenijo. Pri prejemu gradiva se v lokalno bazo podatkov vnesejo �e podatki o prejemu in ra�unu, iz lokalne baze podatkov pa se prenesejo podatki o dodeljenih inventarnih �tevilkah.

Razprava in ugotovitve o posameznih elementih programske opreme COBISS3/ Nabava

Podatki o dobavitelju
Omogo�iti je treba prenos podatkov o dobaviteljih iz segmenta za katalogizacijo v segment za nabavo. Voditi je treba tudi podatke o roku dobave, roku pla�ila in roku za ponovno reklamiranje. Ti podatki naj se prenesejo na postavko kot privzeta vrednost. Vklju�iti je treba mo�nost iskanja po kontaktnih osebah.

Podatki o financerju in skladih
Pri financerju je treba vklju�iti dav�no �tevilko. Dopolniti je treba prikaz vknji�b v skladu z mo�nostjo pregleda posameznih vrst vknji�b. Morda bi lahko na�li ustreznej�i termin za vknji�bo. Pri pregledu stanja v skladu je treba omogo�iti prikaz �tevila neovrednotenih postavk.

Podatki o predlogih
Pri evidentiranju predloga je treba omogo�iti prenos iz vzajemne baze podatkov in ne le iz bibliografske lokalne baze podatkov. Pri predlogu je treba dodati podatke o prioriteti, ceno in koli�ino ter omogo�iti vnos ve� predlagateljev. Vklju�iti je treba mo�nost prikaza se�tevka cen �e neodobrenih predlogov.

Podatki o naro�ilu
Morda bi dodali mo�nost dolo�anja prioritete tudi pri posamezni postavki naro�ila in ne le pri naro�ilu kot celoti. Dodati je treba mo�nost, da program na osnovi vnesenega ISBN-ja podatke prenese iz lokalne baze podatkov. Dodati je treba mo�nost prehoda iz urejanja glave naro�ila v urejanje postavke naro�ila in obratno. V postavko naro�ila je treba dodati razdelitev po oddelkih (preveriti �e pri drugih SIK-ih, npr. v SIKMB). Med elemente zneska je treba dodati opombo, ki se prenese v segment COBISS/Katalogizacija, v podpolje 9963.

Podatki o prejemu gradiva in ra�unu
Dodati je treba mo�nost storna na dobavnici in kasnej�ega reklamiranja prevzemov. Pri evidentiranju pla�ila ra�una naj bo pri kompletih mo�no ceno vseh postavk vpisati le pri eni postavki in v polje opomba dodati opombo, da gre za komplet. Posredni stro�ki nabave naj se vodijo v posebnem skladu (treba je preveriti �e, kako se to izvaja v ra�unovodstvih). Upo�tevati je treba mo�nost, da se avans naka�e brez prednaro�ila.

Podatki o preklicu in reklamaciji
Optimirati je treba postopke reklamiranja in preklica, tako da uporabniku ni ve� treba izbirati postavk iz spiskov reklamacij oz. preklicev. Dodati je treba postopek reklamiranja vseh nedospetij brez interakcije uporabnika. Vklju�iti je treba mo�nost bele�enja zgodovine po�iljanja reklamacije (�tevilo reklamacij in datumi).

Splo�ni podatki
Dodati je treba mo�nost kopiranja postavk nabavne listine iz drugih nabavnih listin. Vsi razredi naj bi imeli dva podatka o referentu: podatek o tistem, ki je objekt kreiral, in tistem, ki ga je spremenil. Vrstni red atributov v urejevalniku naj bo odvisen od vrste gradiva. V urejevalnik je treba vklju�iti mo�nost, da se po prenosu iz bibliografske lokalne baze podatkov ohranijo preneseni podatki, �etudi bi bila povezava kasneje zbrisana. Ko gradivu dolo�amo COBISS-ID ali ISBN, moramo preveriti, ali se to gradivo �e nahaja v nabavnem procesu in kateri statusu ima dolo�en.

Brskalnik
Razprava se je nana�ala na videz in dopolnitve posameznih elementov brskalnika: dopolnitev izbir iz menijske vrstice, vklju�itev ikon v orodni vrstici, seznam in izbiro objektov na delovnem podro�ju, urejanje atributov v oknu z atributi, seznam in izbiro objektov v oknu s povezavami ter ozna�evanje preklicanih objektov.

Urejevalnik
Udele�enci so razpravljali o mo�nosti dolo�evanja atributov, ki so obvezni, o mo�nosti direktnega vnosa �ifre pri �ifriranem atributu, mo�nosti aktiviranja iskalnih oken med urejanjem, mo�nosti dopolnjevanja �ifrantov, o poenotenju tipk za izhod iz oken ter o �irini vnosnih polj.

Iskalnik
Razprava se je nana�ala na spreminjanje velikosti okna iskalnika, na seznam najdenih objektov in izbiro le-teh, na urejanje atributov najdenih objektov, na pomnjenje uporabnikovih iskalnih profilov in na hitri prehod v urejevalnik.

Sklepi posveta

1. IZUM predlaga, da v knji�nicah razmislijo o mo�nosti uvedbe enotnega �ifranta dobaviteljev za vse segmente v sistemu COBISS.
2. IZUM bo knji�nicam poslal primere izpisov dokumentov.
3. IZUM bo vklju�il revizorja za verifikacijo ra�unovodskih postopkov, povezanih z nabavo.
4. IZUM bo obiskal �e SIKMB, po potrebi pa ponovno tudi knji�nice, iz katerih so �lani delovne skupine.
5. Knji�nice bodo poslale nove primere statistik.
6. Knji�nice bodo poslale seznam dovoljenj ali privilegijev, ki jih bodo uporabljale pri delu v segmentu za nabavo.
7. Knji�nice bodo prou�ile mo�nosti organizacijskih sprememb in povezav z ra�unovodstvi v posameznih ustanovah.
8. NUK bo poslal predlog postopka reklamiranja obveznega izvoda.

Po analiziranju novih zahtev in zahtev po spremembah programa, ki so bile podane na posvetu delovne skupine, je bilo ugotovljeno, da je bil napovedani rok za predajo beta verzije v testiranje (marec 2000) preve� optimisti�en in ga ne bo mo�no realizirati.

Zapisala:
Janko �igart in Miro Kolari�

Maribor, 22.11. 1999