OZ 2011/3

118 ORGANIZACIJA ZNANJA 2011, LETN. 16, ZV. 3 izdelave dokumentov ter aktivno spremljanje sprememb nad želenim delom dokumentov. V vsakem dokumentnem sistemu se pojavi vprašanje, kje je meja med stopnjo klasifikacije: do katere meje bomo razvrščali dokumente in kje se bomo ustavili in raje uporabili kar iskanje po celotnem besedilu dokumentov. Dokumentni sistemi uporabljajo več načinov razvrščanja, od ročnega in polavtomatiziranega do popolnoma avtomatiziranega. Izbor načina razvrščanja je odvisen od tipa dokumentov, načina obdelave dokumentov, pomembnosti dokumentov. Ena od metod je klasifikacija na osnovi pravil, na osnovi atributov, ki so zraven dokumenta. Uporaba tovrstne metode je enostavna in zanesljiva. Druga metoda je klasifikacija s pomočjo statističnih metod. Ena najbolj znanih metod klasifikacije je Bayesova metoda, ki se je v praksi izkazala za zelo učinkovito metodo. Zelo uporabljana je tudi avtomatska klasifikacija z metodo TF-IDF (angl. term frequency-inverse document frequency ), ki izračunava, kako pomembna je določena beseda za klasifikacijo dokumenta. Metode se med seboj dopolnjujejo, izbirajo pa se glede na dejavnost uporabnika oziroma na vsebino delovnega procesa. V praksi se načini klasifikacije izbirajo tudi glede na usposobljenost uporabnika, na začetku so pogosteje uporabljene ročne metode, s časom in izurjenostjo pa vedno bolj zapletene in avtomatizirane metode. Mag. Andrej Guštin (Crea plus) je predstavil Proces inovacij včeraj, danes in jutri . Danes vse organizacije za dvig konkurenčnosti skušajo znižati svoje stroške. Vendar to ni vedno najboljša rešitev, saj ne vodi k razvoju. Rezerve je treba poiskati drugje, in sicer v optimizaciji procesov in novih inovacijah. Proces inovacij daje prednost novim proizvodom, novim modelom, kar privede do razvoja in rasti podjetja. V Evropi je poudarek bolj na inoviranju izdelkov, v ZDA pa na proizvodnji ali storitvah. Vsako leto podjetje Gartner spremlja in izdela napovedi za perspektivne tehnologije. 14 Gartnerjev Hype Cycle Special for 2011 je ovrednotil več kot 1900 tehnologij in trendov v 89 panogah za to leto. 15 Avtor je predstavil tudi Hype Cycle for Social Software za leto 2008. Mag. Janko Božič (NETS, podjetje za storitve, Kranj) je predstavil prispevek z naslovom Procesni pristop v živo – Vi imate reflekse, zakaj jih ne bi imela tudi vaša organizacija? V organizacijah se dogaja, da vodilni kader zaradi hitrih sprememb nima dovolj vpogleda v dogajanje, kar je pogost vzrok, da ne prenaša dovolj odgovornosti na nižje nivoje. Zaradi tega se "vtika" v proces, ga s tem na neki način "moti" in zato se organizacija ne odziva dovolj hitro na določene situacije pri strankah. Zato obstaja spletna aplikacija DNA, namenjena obvladovanju dokumentov, poslovnih procesov in spremljanju aktivnosti obvladovanja sistema poslovanja. Namen informacijskega portala DNA je, da uporabniku posreduje celovito sliko sestave podjetja ter njegovega delovanja skozi pogled v informacije o organizaciji in poslovnih procesih na eni strani ter za nekatere procese tudi v operativno izvajanje procesov na drugi strani. DNA ponuja: • obvladovanje dokumentov v organizaciji, • pregled nad strukturo organizacije, • dokumentiranje procesov v več nivojih in njihovo medsebojno povezovanje, • obvladovanje sestankov v organizaciji, • obvladovanje akcij v organizaciji (naloge, ukrepi, izboljšave, inovacije), • umestitev v celostno podobo podjetja s prilagoditvijo oblike spletnih strani portala, • hitro uvedbo portala, • možnost gostovanja portala na strežniku ponudnika. Aplikacija v celoti sloni na odprtokodnih rešitvah, sestavljena je iz modulov, ki jih je možno poljubno sestavljati in nadgrajevati. Ponuja možnost povezovanja z drugimi sistemi v organizaciji ali zunaj nje. Tomislav Iskra (Generalna policijska uprava, Uprava za policijsko specialnost, Operativno komunikacijski center, Ljubljana) je predstavil prispevek Sistemi za podporo odločanja z bazo znanja v dokumentarnem gradivu . V delovnem procesu nastane množica dokumentov, ki so različno pomembni. Veliko teh ni več nikoli uporabljenih, čeprav bi v določenih situacijah lahko vplivali na hitrejše, lažje in pravilnejše sprejemanje odločitev. Največkrat pa za obstoj relevantnih dokumentov sploh ne vemo ali pa jih ne znamo pravočasno poiskati. Zato je naloga sistema za podporo odločanju, razvitem v operativnem komunikacijskem centru policije, da avtomatsko predlaga odločitve glede na vrsto dogodka, ki je v obravnavi. In prav to dokumentarno gradivo, ustvarjeno v procesu dela, je baza znanja v tem sistemu. Dnevnik dogodkov je dokumentni sistem in hkrati tudi baza znanja zaradi svoje narave in močno strukturirane oblike dokumentov. Primeren je za avtomatsko obdelavo in odlična podpora odločanju. V praksi je namreč vedno več predpisov in pravil, kar nas sili k uvedbi sistema, ki bi na podlagi preteklih dejanj ob določeni vrsti dogodka, ki se ponovi, samodejno predlagal uporabniku ukrepe. Prav sistem za podporo odločanju, ki črpa ukrepe iz preteklih, enakih ali sorodnih dogodkov, jih glede na pogostost, časovno pojavnost in obveznost primerno obteži in ponudi uporabniku. Uporabnik pa se mora sam odločiti, ali bo določen ukrep uporabil, glede na specifične okoliščine dogodka, ali ne. Sistem je zelo dinamičen in ga je treba prilagajati in nadgrajevati glede na potrebe uporabnika ter odpravljati pomanjkljivosti, ki se pokažejo pri uporabi. POROČILO