OZ 2009/1-2

M 29 ORGANIZACIJA ZNANJA 2009, LETN. 14, ZV. 1 – 2 Predstavitev Rešitve za upravljanje poslovanja v podjetjih s pomočjo IT je potekala 3. februarja 2009 v prostorih konferenčne dvorane logističnega centra BTC v Ljubljani [1], organiziral pa jo je konzorcij podjetij Liko Pris [2] in ADD [3]. Začela se je s 45 minutno zamudo zaradi obilice sneženja v Ljubljani, ki je skoraj ohromilo promet in onemogočilo večini udeležencev, da bi se predstavitve pravočasno udeležili. Uvodni pozdrav je imel Beno Žigon iz podjetja ADD. Povedal je, da bodo v prispevkih predstavljene rešitve, kako izboljšati sodelovanje med zaposlenimi v okviru de- lovnih nalog, kako učinkovito digitalizirati papirne doku- mente, kako vzpostaviti elektronski arhiv in ga učinkovito obvladovati, kako obvladovati delovne tokove, povezane s papirno tehnologijo, katere tehnologije potrebujemo za to in kako jih izbiramo, na praktičnih primerih pa bosta prikazana delovni proces likvidacije faktur v elektronski obliki ter podpora pri obvladovanju naročniških pogodb v podjetju Tuš Telekom [4]. Prvo predstavitev z naslovom S sodelovanjem do večje produktivnosti je imel Martin Pregel iz podjetja Mi- crosoft [5]. Povedal je, da je skupinsko delo eden izmed temeljev dobrega poslovanja podjetja in eno izmed po- dročij, na katero vedno bolj prodira IT. Microsoft je za ta namen izdelal SharePoint, ki ni le orodje za skupinsko delo, temveč tudi razširljiva platforma, ki podpira po- slovanje celotnega podjetja. Demonstriral je integracijo orodja SharePoint in programsko opremo MS Office 2007, kjer je preko portala podjetja možen dostop do vseh orodij Office: • do Outlooka, kjer so vpisana opravila v koledarju, e- pošte ipd. in do katerih je možen dostop kadar koli od koder koli, kjer obstaja internetna povezava; • do Worda, v katerem lahko preko portala odpremo novi dokument (npr. ponudbo), v SharePoint pa pri- pravimo novo predlogo za uporabo ter določimo v dokumentni knjižnici, kdo vse dela in dostopa do dokumenta, kaj kdo sme ipd. Prav tako je iskanje zelo enostavno in uporabniku pri- jazno, saj je zelo zmogljivo in prilagodljivo ter predvsem varno. Pregel je poudaril, da predstavlja SharePoint osno- vo, ki se jo da povezati in razširiti, kar je podprl s prika- zom aplikacijske platforme. Prispevek z naslovom Celovita rešitev upravljanja z do- kumentarnim gradivom v podjetju TUŠ Telekom, d. d ., je imel Robert Gogola iz podjetja Liko Pris. Povedal je, da digitalizacija in upravljanje z dokumentarnim gradivom v celotnem življenjskem ciklu omogočata ekonomično in učinkovito izvajanje poslovnih procesov v podjetju ter prispevata k povezovanju posameznih poslovnih procesov v celoto in k večji dodani vrednosti podjetja. Podrobneje je predstavil rešitev pri upravljanju z do- kumentarnim gradivom in podporo poslovnim procesom podjetja na primeru projekta. Zaradi obilice dokumentov v podjetju je bila pri njih uvedba dokumentnega sistema nujno potrebna. Poudaril je, da je treba pred uvedbo pro- jekta zelo dobro definirati poslovanje, poslovne procese, politiko podjetja in trg ter opredeliti organizacijo podjetja. Prav tako je potrebna dobra tehnološka osnova in dovolj zmogljiva tehnologija. Opredelili so poslovne in tehnolo- ške zahteve: • avtomatizacija obstoječih postopkov, • centralizacija obstoječega gradiva in ureditev interne- ga dela z dokumenti, • preprečitev izgub, • nadzor sprememb, • nadzor dostopa do dokumentov, • izboljšanje procesa za pridobitev strank, • obvladovanje IT tehnologije, • izboljšanje interne komunikacije. V življenjskem ciklu dokumenta so opredeljene naslednje faze: priprava, dopolnitev in pregled dokumenta ter pre- hod dokumenta v zapis (objavo), v končni fazi pa varna shramba, pravice dostopa ter morebitna razveljavitev in uničenje. S podrobnim definiranjem poslovnega procesa podjetja je bil prehod v sistem za upravljanje z dokumenti in zapisi veliko enostavnejši. V projektu so bile izvedene naslednje storitve: DELAVNICA RE[ITVE ZA UPRAVLJANJE POSLOVANJA V PODJETJIH S POMO^JO IT doi:10.3359/oz0912029 1.25: DRUGI ČLANKI ALI SESTAVKI