OZ 2008/3

144 ORGANIZACIJA ZNANJA 2008, LETN. 13, ZV. 3 ali uporabljajo internet ali ne. • Kristina Valenčič (Kako e-upravo in elektronsko po- slovanje občutimo javni uslužbenci) je povedala, kako uvedba e-uprave in elektronskega poslovanja vpliva na čas, zahtevnost in obseg izvajanja nalog, obreme- njenost javnih uslužbencev, število napak pri delu ipd. • Rok Primožič (Elektronsko pisarniško poslovanje in e-storitve lokalne samouprave) je predstavil program- sko rešitev za elektronsko in pisarniško poslovanje – EPP, ki je enostavno, varno, zanesljivo, pregledno, logično in modularno zasnovano. Pri načrtovanju sistema EPP so si zastavili cilje: enoten dokumentacij- ski sistem za sprejem, obdelavo, izdajo in arhiviranje dokumentov; učinkovito vodenje opravil in spremlja- nje ter priprava poročil; povezljivost z drugimi sistemi (z državnim portalom E-uprava ). • Davorin Ivančič (Oblikovanje dokumentov upravne- ga poslovanja in celostna podoba državne uprave) je povedal, da s pravilnikom še ni urejeno oblikovanje tipičnih dokumentov za upravno poslovanje v javni upravi in tako ni enotne prepoznavnosti dokumentov organov javne uprave v javnosti. PANEL 8: Sistemske zadeve – zakonodaja, standardizacija, organizacija, ekonomija (mo- derator Tomislav Iskra) • Ljupčo Krstov (Sistemi za e-upravljanje dokumen- tov: debirokratizacija ali še bolj močna birokracija) je osvetlil dilemo, ali lahko sistemi za upravljanje doku- mentov “debirokratizirajo” organizacijske strukture in funkcioniranje ali pa še močneje podpirajo uveljavitev birokracije kot obliko organiziranosti in funkcionira- nja. • Mateja Izlakar (Metodologija izdelave notranjih pravil) je povedala, da je podjetje Mikrocop prvi po- nudnik elektronske hrambe in spremljevalnih storitev, ki mu je Arhiv RS potrdil notranja pravila, ki se nana- šajo na izvajanje storitev zajema in pretvorbe v digi- talno obliko ter elektronske hrambe v digitalni obliki za dokumentarno in arhivsko gradivo. Izdelava no- tranjih pravil je projekt, ki ga Mikrocop za naročnika izvede v dveh fazah: v prvi fazi opravi pregled stanja in izdela načrt za pripravo notranjih pravil, v drugi pa skupaj z naročnikom pripravi vsebino notranjih pravil samih. • Jože Škofijanec (Moreq2 in ZVDAGA) je predstavil razloge za prenovo prve verzije ETZ 6 in kako so se tega lotili v Arhivu RS . • Tadej Drmaž (Nižanje stroškov hrambe elektronskih dokumentov v informacijskih sistemih) je povedal, da se veliko podjetij odloča za nižanje stroškov hrambe z uporabo storitev zunanjih izvajalcev, saj poleg cenov- ne prednosti zunanji izvajalec razpolaga z ustrezno strojno in programsko opremo, s tehnološkim in orga- nizacijskim znanjem ter s strokovno usposobljenimi kadri. • Iztok Sirnik (Zakonodajni in organizacijski pogled na sedanjo katastrsko ureditev v RS in v Kraljevini Španiji in pogled v prihodnost) je primerjal uvajanje in uporabo novih tehnologij v merjenju katastra (GIS, GPS …) med RS in Kraljevino Španijo ter razmišljal o prihodnosti katastra. OKROGLA MIZA: Problematika na~rtovanja in vzpostavitve osrednjega slovenskega e-arhiva (moderator Miroslav Novak) Novak je v uvodu predstavil projekt Arhivi v Sloveniji in tri možne modele: • več arhivov (arhiv v vsak kraj), • javna arhivska služba, • arhivske službe zunaj javne. Arhiv RS se je odločil za aktivnosti, s katerimi se bodo na podlagi rezultatov odločili za najboljšo rešitev. Izpostavili so dileme glede interakcije med uporabnikom in arhivi- stom in kako zagotoviti uporabniku dostop do arhiva kadar koli in od koder koli. Tukaj je moderator pohvalil COBISS kot referenco za odlično delujoči sistem, ki je uporabniku dostopen 24 ur na dan vsak dan v letu in v katerem si on kot uporabnik lahko kadar koli in od koder koli v trenutku izpiše bibliografijo, ob tem pa v ozadju ni potrebna fizična prisotnost osebe, ampak le dobro nastavljeni in delujoči viri. Obstaja bojazen, da zaradi komunikacijskih in še kakšnih drugih problemov na tak način ne bo mogoče do- stopati do arhivskega gradiva. Zgled jim je tudi Vida, ki odgovarja na vprašanja na spletni strani www.durs.gov.si. Sledila je razprava o težavah zaradi neenoličnosti vprašanj uporabnikov in o univerzalnem zajemanju arhivskega elektronskega gradiva. Kratkoročno gradivo se hrani 5 let, pri dolgoročnem gre za predpisane postopke za nosilce. Pereče je vprašanje glede stroškov in odgovornosti, ali jih upoštevati ob nastanku, po predaji ali na koncu. Sledilo je vprašanje s tehničnega vidika glede uvoza podatkov v ar- hiv. Problem je namreč pri pretvorbi starih elektronskih do- kumentov, npr. iz starejših računalnikov in starejših progra- mov na novejšo strojno in predvsem programsko opremo. V diskusiji so strokovnjaki s tega področja povedali, da je najboljša rešitev pretvorba v magnetno obliko. Tudi mikro- filme je treba pretvoriti in digitalizirati za trajno ohranjanje. Dogovorili so se, da je potreben univerzalni protokol na- čina prevzemanja gradiva za e-Arhiv , saj bo le tako jasno proizvajalcem in končnim arhivistom, kako je treba to izvesti. Večina se je strinjala, da potrebujemo samostojno strokovno službo oz. inštitut. Treba bo organizirati zadeve z vzpostavitvijo normativne kontrole, potreben bi bil le en center, ki pa se ga ne da vzpostaviti, če so zadeve preveč razslojene. Treba je razmišljati o spletnih servisih, ki bi bili