OZ 2008/3

142 ORGANIZACIJA ZNANJA 2008, LETN. 13, ZV. 3 papirnih dokumentov, obdelava (pretvorba v elektron- sko obliko) ter elektronska hramba s programsko opremo Oracle UCM. PANEL 4: Od ideje do implementacije celo- vitega prehoda na e-poslovanje (moderatorka Zdenka Frigelj) • Klemen Možina (Vpliv papirja na okolje) je povedal, da kljub razvoju in željam po udobju ostaja papir pri- marni medij sporočanja, saj je preživel že vse oblike sodobnega zapisovanja podatkov in je navkljub času ohranil vodilni položaj v zanesljivosti in berljivosti. Danes lahko brez večjih težav prebiramo zapise, sta- re preko tisoč let in več, kar pa ne moremo trditi za elektronske zapise. • Boštjan Robežnik (Uvedba dokumentnih sistemov v družbi Mobitel, d. d.) je predstavil izzive, s katerimi so se soočili pri uvedbi projekta vpeljave dokument- nega sistema v poslovanje družbe z rešitvami EMC Captiva , EMC Documentum in siHramba.eu . • Robert Sraka (E-poslovanje – druge poti ni več) je na primeru Vzajemne zdravstvene zavarovalnice pri- kazal elektronski način poslovanja s skoraj tisoč part- nerji. Naslednji izziv vidijo v razširitvi e-poslovanja še na druge partnerje in na vse zavarovance, saj v tem vidijo racionalnejše poslovanje in možnost za obliko- vanje novih storitev. • Igor Kleva (Z malimi koraki do velikega cilja) je predstavil projekt vpeljave sistema za upravljanje dokumentov Bussines Connect v podjetju Istrabenz , s katerim so postali njihovi tokovi preglednejši, do- kumentacija pa urejena in hitro dostopna tudi od zunaj (ko nisi na delovnem mestu). Ta projekt se nadaljuje z vpeljavo elektronske hrambe ( sihramba.eu ), ki je učinkovita in varna, ter s prenosom papirnega arhiva v elektronski arhiv. Delavnica: Integracija sistema za upravljanje in e-arhiviranje dokumentov “MERIDIO” s po- slovnimi aplikacijami in SPIS za DU Na začetku je Stanislav Gomboc iz Fitosanitarne uprave RS povedal, da so se pred ZVDAGA zgledovali po medna- rodnih standardih. Z vpeljavo centralnega informacijskega sistema je poslovanje postalo poenoteno, kar pomeni: cen- tralno skladišče, poenotenje uporabnikov, navezanost apli- kacij na izvorne registre ipd. Imajo spletne portale z ome- jitvijo ter poslovne portale in zaradi poslovanja navzven so leta 2007 povezali registre v enoten register, kar pomeni integracijo vseh aplikacij v enotno platformo: • SPIS (aplikacija za vhodno in izhodno pošto), • MERIDIO (lastni informacijski načrt), • poslovne aplikacije. Poenotili so poslovno strukturo in šifrante skladno s po- slovno logiko upravljanja podatkov. Podatki se izmenju- jejo preko baze SQL, spletnega strežnika in tako deluje poslovna logika izmenjave podatkov. Zajem podatkov poteka tako, da se v vhodne dokumente vnesejo metapodatki, ki te dokumente opišejo. S tem se za dokument najprej pripravi klasifikacijski načrt, nato se poenotijo pravice za njegovo uporabo (uporabniške skupine, kjer je ključ varnost dokumenta) in nato se po- enoti struktura metapodatkov, da se lahko do dokumenta dostopa skozi več poslovnih aplikacij ( MERIDIO , SPIS ). Vse to dokumentom omogoča veliko fleksibilnost, kar je bilo dokazano na praktičnem primeru zajema in obdelave podatkov ter nastavitve profila uporabnika. Videli smo zgled modula odprtih zadev in sinhronizacijo vhodne pošte (v praksi to zaradi obremenitve strežnika poteka ponoči). Uporabnik dokumenta sploh ne ve, da je v oza- dju elektronski arhiv. Sledil je prikaz praktičnega primera kreiranja nove zadeve in prenos dokumenta v SPIS do glavne pisarne. Dodanih je bilo nekaj dokumentov (do- pisi, vhodni dokumenti) in nato shranjenih z metapodatki. Prikazano je bilo iskanje takega dokumenta, ki se je pre- nesel iz osebnega računalnika v centralni sistem ME- RIDIO in je v elektronskem arhivu, integriranem v MS Outlook. Klasifikacijski načrt je ločen po letih, do njega lahko pridemo iz različnih aplikacij in v njem je zapisano, kdo dela z njim. Do istega dokumenta smo dostopali sko- zi MERIDIO , kjer se je videlo več podatkov kot v Out- looku in verzije dokumenta so bile vidne. Ko dokument dobi status končan, ga ni možno več spreminjati. Skratka, dokument lahko poiščemo v vsakem izmed sistemov po različnih parametrih. Takšna integracija aplikacij v enotno aplikacijsko okolje uporabniku prihrani veliko časa, a še vedno ne nadomesti papirne, vidne sledljivosti. Originalni papir je še vedno le eden, a vsi, ki imajo pravice, lahko do njega dostopajo. Struktura metapodatkov v E-Arhivu mora biti standardizirana za mednarodno izmenjavo. Sledila je razprava o obojestranski sinhronizaciji in usklajevanju dokumentov med programoma MERIDIO in SPIS . Aplikacijski vmesnik so naredili sami, saj je ME- RIDIO le shranjevalec tega sistema in je tako fleksibilen, da uporabnik sploh ne ve, da “teče” v ozadju. Na vpraša- nje o usposabljanju uporabnikov so povedali, da poteka sproti, da organizirajo individualne tečaje in enodnevne delavnice, saj tudi aplikacije sproti vpeljujejo. Glede ver- zioniranja dokumentov so povedali, da se vedno vidi, kdo kaj dela z dokumentom, saj ima sistem svoj pregledoval- nik skozi vmesnik e-Arhiv . Vsak, ki ima pravice do do- kumenta, vidi vse izpise in filtre, prav tako so možni vsi prehodi (če je npr. delavec premeščen z enega delovnega mesta na drugega). Papirni dokumenti se pri njih hranijo v SPIS , na koncu jih premaknejo v trajni arhiv, po preteku 10 let se dokument sam uniči, če je tako določeno.